新卒採用向け合同説明会ブース装飾｜準備から設営まで7ステップ

新卒採用向け合同説明会ブース装飾は、デザインを考える前に、出展要項、ブースサイズ、必要な制作物、写真・原稿、搬入方法まで整理しておくことが重要です。

合同企業説明会への出展が決まると、

「まずタペストリーを作ればよいのか」

「何を制作すればよいのか」

「いつまでにデザインを決めれば間に合うのか」

「当日の設営はどうすればよいのか」

といった疑問が出てきます。

ブース装飾は、グラフィックデザインだけを制作すれば完成するものではありません。

会場ごとにブースのサイズや備品が異なるため、制作物の寸法や設置方法を確認し、写真・原稿を準備し、社内確認と印刷・製作を経て、当日会場へ持ち込む必要があります。

合同説明会ブース装飾をスムーズに進めるポイントは、「何をデザインするか」より先に「何を・いつまでに決めるか」を整理することです。

この記事では、群馬県前橋市・高崎市を拠点に採用イベント用ブース装飾、採用サイト、採用パンフレットなどを制作する株式会社アルファー企画が、合同説明会の準備から設営までに確認したい7つのステップを解説します。

ブース装飾は開催日から逆算して準備する

合同説明会の開催日が決まったら、装飾物の納品日から逆算して制作スケジュールを組みます。

確認する工程は、主に次のとおりです。

制作物によって必要な製作期間は異なります。

そのため、イベント直前にデザインを始めるのではなく、出展が決まった段階で制作会社へ相談しておくと進行を組みやすくなります。

新卒採用向け合同説明会ブース装飾の7ステップ

実際の制作では、次の順番で情報を整理すると抜け漏れを防ぎやすくなります。

1．出展要項とブース仕様を最初に確認する

装飾物を制作する前に、主催者から届く出展要項やブース仕様を確認します。

特に確認したいのは、

・ブースの横幅・高さ・奥行き

・壁面の有無

・テーブルのサイズ

・椅子の数・形状

・電源の有無

・モニターを使用できるか

・装飾物の設置方法

・搬入可能時間

・宅配便の受取方法

などです。

同じ合同説明会でも、イベントや会場によってブース条件は異なります。

以前使用したタペストリーが、次の会場でもそのまま使用できるとは限りません。

まず会場の条件を確認し、その範囲の中で装飾を設計します。

2．制作する装飾物を一覧にする

次に、今回の合同説明会で必要な制作物を一覧化します。

たとえば、

・バックパネル

・タペストリー

・ロールアップバナー

・テーブルクロス

・椅子カバー

・卓上パネル

・会社説明用スライド

・採用パンフレット

・配布用チラシ

などです。

すべてを新しく制作する必要はありません。

既存の採用パンフレットやバナーがある場合は、今回も使用できるかを確認します。

「新規制作」「流用」「更新」に分ける

このように整理すると、制作するものと確認するものが分かりやすくなります。

3．実際のサイズで情報量を考える

パソコン画面上では読みやすく見えても、実際の装飾物へ出力すると文字が小さく感じる場合があります。

たとえば大型タペストリーでは、学生は必ずしも真正面の近距離から見るとは限りません。

通路を歩きながら、斜め方向や数メートル離れた位置から見ることもあります。

そのため、

・最も伝えたい言葉

・会社名

・募集職種

などは、設置後のサイズと見る距離を想定して確認します。

反対に、細かな福利厚生や選考フローなどは、大型装飾へ無理に入れず、パンフレットや説明資料へ分けます。

モニターで見るだけで校正を終わらせない

可能であれば、主要な文字を実寸に近いサイズで出力して確認します。

特に、

・キャッチコピー

・募集職種

・数字

・QRコード

などは、実際の使用環境を想定して確認します。

4．写真・ロゴ・原稿をまとめて準備する

デザイン制作へ入る前に、使用する素材をできるだけまとめて準備します。

必要になることが多いのは、

・企業ロゴ

・社員写真

・仕事風景

・製品・サービス写真

・会社外観

・採用キャッチコピー

・募集職種

・会社の特徴

などです。

写真については、ホームページ上に掲載されている小さな画像では、大型タペストリーへ使用するには十分でない場合があります。

元の写真データが残っているかを確認します。

写真がない場合は撮影も一緒に考える

採用サイト、パンフレット、合同説明会ブースを同じ時期に制作する場合は、社員や職場の写真撮影をまとめて行う方法があります。

同じ写真素材を各媒体へ展開できるため、企業イメージも統一しやすくなります。

実際の制作事例｜ブース全体を一つのデザインとして考える

株式会社アルファー企画では、採用イベント用のブース装飾として、タペストリー、バックパネル、テーブルクロス、椅子カバー、パネルなどを組み合わせた制作に対応しています。

採用イベント用ブース装飾の制作事例

公開している制作事例では、企業ロゴ・カラー・メッセージを軸に、複数の装飾ツールをトータルで設計しています。

一つひとつを別々のデザインにするのではなく、ブース全体を見たときに同じ企業として認識できるよう、色やビジュアル、メッセージの方向性をそろえます。

また、採用サイトや採用パンフレット、説明資料とトーンを合わせることで、イベントだけで完結しない採用コミュニケーションへつなげています。

採用イベント用ブース装飾の制作事例を見る

このような実際の制作写真を記事内へ掲載することで、タペストリー単体ではなく、複数ツールを組み合わせた完成イメージを読者へ伝えやすくなります。

5．校正は一人に集約してから制作会社へ返す

ブース装飾はサイズが大きいため、製作後に文字や写真を簡単に修正することはできません。

入稿前には、

・会社名

・ロゴ

・募集職種

・キャッチコピー

・数字

・写真

・QRコード

を確認します。

採用担当者、広報、経営者など複数人が確認する場合は、それぞれが制作会社へ直接修正を送るのではなく、担当者が一度まとめます。

特に、

「このコピーは残す」

と

「このコピーを変更する」

のような指示が複数人から届くと、制作側では判断できません。

社内の最終決定者も事前に決めておきます。

6．当日の搬入・設営方法まで確認する

完成したブース装飾を誰が、どのように会場へ持ち込むかまで決めておきます。

確認する項目は、

・自社で持ち込むのか

・事前発送できるのか

・誰が受け取るのか

・設営開始時間

・設営に必要な人数

・工具が必要か

・撤収時間

などです。

ロールアップバナーのように比較的設営しやすいものもあれば、大型バックパネルなど組み立て手順の確認が必要なものもあります。

事前に一度組み立てておく

初めて使用する装飾物は、可能であればイベント前に一度開封し、組み立て方を確認しておきます。

当日初めて梱包を開けると、

「どの部品を使うのか分からない」

「想定より設置に時間がかかる」

といったことが起きる可能性があります。

設営後の全体サイズも確認できるため、事前確認しておくと安心です。

7．次回の合同説明会でも使えるよう保管する

ブース装飾は、一度のイベントだけで使い終わるとは限りません。

新卒採用では、

・大規模合同企業説明会

・大学内説明会

・業界イベント

・インターンシップイベント

・オープンカンパニー

など、年間に複数回使用できる可能性があります。

そのため、大型装飾へイベントの日付や年度を固定表示するかは慎重に判断します。

年度ごとに変わる情報は、小型パネルや差し替え可能なツールへ分ける方法があります。

保管場所も制作前に確認する

タペストリーやバナーは、収納時にも一定のスペースが必要です。

・収納サイズ

・重量

・収納ケース

・保管場所

まで確認しておくと、次回も使用しやすくなります。

開催日から逆算する準備スケジュール例

実際の制作期間は制作物や数量によって異なりますが、担当者側の確認事項を早めに整理しておくことが重要です。

イベント直前になるほど、修正できる範囲は少なくなります。

特に会社名、募集職種、写真など内容に関する確認は、製作へ入る前に完了させることが重要です。

合同説明会へ持っていくものチェックリスト

イベント当日は装飾物だけでなく、説明や運営に必要な備品もまとめて確認します。

□ タペストリー・バックパネル

□ ロールアップバナー

□ テーブルクロス

□ 椅子カバー

□ 卓上パネル

□ 採用パンフレット

□ 配布チラシ

□ 会社説明用パソコン

□ モニター・接続ケーブル

□ 電源・延長コード

□ 名刺

□ 筆記用具

□ QRコード・予約案内

□ 装飾物の収納ケース

会場側で用意されるものと、自社で用意するものを分けて一覧化しておくと確認しやすくなります。

ブース装飾の費用が変わるポイント

合同説明会ブース装飾の費用は、制作するツールの種類、サイズ、数量、デザイン内容などによって変わります。

たとえば、

・バックパネルのサイズ

・タペストリーの枚数

・テーブルクロスや椅子カバーの数量

・既存デザインを流用するか

・新しく採用コンセプトから設計するか

・写真撮影が必要か

・パンフレットも同時に制作するか

などによって制作範囲が異なります。

そのため、見積もりを依頼する際は「合同説明会用の装飾を作りたい」だけでなく、イベントの出展要項やブースサイズが分かる資料も一緒に共有すると必要な制作物を整理しやすくなります。

合同説明会ブース装飾に関するよくある質問

まとめ

新卒採用向け合同説明会ブース装飾では、デザインだけでなく、出展要項の確認から搬入・設営・保管までを一つの制作工程として考えることが重要です。

今回の7ステップは、

1．出展要項とブース仕様を確認する

2．制作する装飾物を一覧にする

3．実寸と設置位置を確認する

4．写真・ロゴ・原稿を準備する

5．校正・社内承認をまとめる

6．搬入・設営方法を確認する

7．再利用・保管まで考える

です。

「タペストリーを作りたい」というところから始めるより、出展条件と採用ツール全体を確認してから必要な制作物を決める方が、抜け漏れを防ぎやすくなります。

合同説明会の開催日から逆算し、「何を・いつまでに決めるか」を整理することが、スムーズなブース制作につながります。

新卒採用向け合同説明会ブース装飾をお考えの方へ

株式会社アルファー企画では、群馬県前橋市・高崎市を拠点に、合同企業説明会・採用イベント用のブース装飾を制作しています。

タペストリー、バックパネル、テーブルクロス、パネルなどの装飾だけでなく、採用パンフレット、採用サイト、説明資料、写真・動画撮影まで、採用ツール全体をまとめてご相談いただけます。

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執筆・監修：株式会社アルファー企画

株式会社アルファー企画は、群馬県前橋市・高崎市を拠点に、採用イベント用ブース装飾、採用サイト、採用パンフレット、会社案内、写真・動画撮影などの採用・リクルートツール制作を行っています。イベント開催日やブース仕様を確認しながら、必要なツールの整理からご相談いただけます。